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Erarbeitung von Prozessabläufen und Definition von Regeln und Verantwortlichkeiten

Die Filderklinik

Optimierung der Dienstplanung

Die Filderklinik mit ca. 200 Betten und jährlich rund 12.000 stationär und 27.000 ambulant behandelten Fällen in 9 Fachabteilungen hat eine gleichbleibend hohe Bettenauslastung ohne saisonale Schwankungen. Die pflegerische und ärztliche Dienstplanung erfolgte nicht nur sehr individuell und auf unterschiedlichen Hierarchieebenen, sondern war monatlich auch mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden. Die rechtlichen, organisatorischen und betrieblichen Grundlagen der Personaleinsatzplanung waren nicht allen Erstellern vollumfänglich bekannt, ebenso fehlten teilweise Kenntnisse im Umgang mit dem vorhandenen Dienstplanprogramm. Bei der Vorplanung wurden häufig keine Ausfallzeiten berücksichtigt, was sich massiv auf die Verlässlichkeit der Planung auswirkte.

Die Aufgaben von UNITY:

  • Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in den Dienstplanungsprozessen der verschiedenen Berufsgruppen
  • Festlegung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung
  • Entwicklung von bedarfsorientierten Arbeitszeitmodellen
  • Berücksichtigung der betrieblichen Erfordernisse und der Wünsche der Mitarbeitenden nach Planbarkeit und Verlässlichkeit
  • Erstellung von bereichsspezifischen Ausfallkonzepten zur Erhöhung der Dienstplansicherheit

Die Aufgaben von UNITY im Detail:

Auf dem Weg vom Status quo zur optimierten Dienstplanung wurden zunächst die bestehenden Prozesse mit den an der Dienstplanung beteiligten Mitarbeitenden erfasst und die Schwachstellen der Personaleinsatzplanung im Detail analysiert. Gemeinsam wurde daraufhin ein SOLL-Prozess entwickelt, der die Prozessabläufe, Rahmenbedingungen, Regeln, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen für die zukünftige Dienstplangestaltung definiert. Da zu Beginn des Folgejahres die Einführung eines neuen elektronischen Dienstplans avisiert war, wurden an dieser Stelle auch Anforderungen an die neue Dienstplansoftware abgeleitet, um sicherzustellen, dass möglichst viele Teilprozesse digitalisiert werden und den Workflow optimal unterstützen.

Um geeignete Arbeitszeitmodelle und Ausfallkonzepte entwickeln zu können, wurden die Determinanten des Personalbedarfs analysiert - hierbei waren vor allem der Qualifikationsmix; die Personalstruktur (Alter, Teilzeitquote, etc.), die Dienst-pro Kopf-Relation sowie die Schwankungsbreite der Belegung und des Pflege-/ Arbeitsaufwands Gegenstand der Betrachtung. Im Projekt wurden verschiedene Arbeitszeitmodelle und Ausfallkonzepte vorgestellt und auf ihre Umsetzbarkeit in den verschiedenen Bereichen und Abteilungen der Filderklinik geprüft.

    Kundennutzen:

    • Hausweiter Dienstplanungs-Standard mit eindeutigen Planungsvorgaben und Fristen
    • Wahrnehmung der Dienstplanung als Führungsinstrument
    • Zuordnung der Verantwortlichkeiten
    • Bedarfsorientierte Arbeitszeitmodelle mit Flexibilisierungsmöglichkeiten für Auslastungs- und Aufwandsschwankungen
    • Bereichsspezifische Ausfallkonzepte

    „Die neu strukturierten Dienstplanungsprozesse und Impulse durch die Fa. UNITY schafften für uns optimale Voraussetzungen zur Einführung eines neuen Systems der Dienstplanung und die Ausgestaltung neuer Arbeitszeitmodelle und Ausfallkonzepte.“  Anke Sommer, Pflegedirektorin, Die Filderklinik

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